FAQ

Wie habe ich meinen Vor- und Nachnamen anzugeben?

Den Vor- und Nachnamen bitte so angeben, wie im Registrierungsbrief adressiert - inkl. Namensvor- und -zusätze.

Warum muss ich meine private E-Mail-Adresse angeben?

Im Falle eines Austritts kann so gewährleistet werden, dass Sie weiterhin Zugriff auf das ppa-Serviceportal erhalten. Sollten Sie dienstliche Belange nicht an Ihre private Mailadresse erhalten wollen, dann können Sie in den persönlichen Einstellungen (Zahnrad) unter „Benutzerkonto“ eine weitere (dienstliche) E-Mail-Adresse angeben. Diese kann dann wiederum in den Benachrichtigungseinstellungen verwaltet werden.

Was muss ich beim Registrierungsschlüssel beachten?

Der Registrierungsschlüssel besteht aus sechzehn Nummern und Kleinbuchstaben. Häufig kommt es vor, dass User eine Null mit dem Buchstaben „O“ verwechseln oder aber auch die Zahl 1 mit einem kleinen „L“.

Ich habe zwei Personalnummern. Muss ich beide registrieren?

Nein, Sie müssen nicht beide registrieren. Es ist zu empfehlen, Sie registrieren eine und fügen die andere hinzu. Sie haben dafür die Möglichkeit unter dem Zahnrad und „Referenzen verwalten“ weitere Personalnummern hinzuzufügen. Ganz wichtig ist es, sich nach dem Hinzufügen nochmal ab- und anzumelden!

So haben Sie nur ein Profil, in dem alle Referenzen vertreten sind. Achtung: Wenn einmal beide Personalnummern registriert sind, können diese nicht mehr zu einem Profil verknüpft werden.

Was bedeutet die Fehlermeldung „Der angegebene Registrierungsschlüssel passt nicht zu angegebenen Personalnummer“?

Entweder Sie haben geben im Registrierungsschlüssel oder in der Personalnummer tatsächlich etwas falsch an oder aber Sie sind bereits registriert. In dem Fall verliert der Registrierungsschlüssel sofort seine Gültigkeit. Bitte versuchen Sie sich anzumelden.

Ich habe versehentlich eine falsche E-Mail-Adresse angegeben. Was kann ich tun?

Bitte wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung. Halten Sie bitte die falsch angegebene Mailadresse und die richtige Mailadresse bereit. Diese benötigt die Personalabteilung, um Ihr Anliegen mit der ppa zu besprechen.

Ist es möglich, dass ich die Zwei-Faktor-Variante auf „E-Mail“ umstelle?

Nein, das ist nicht möglich. Wenn Sie sich bei der Registrierung einmalig für die Variante per App entschieden haben, können Sie sich aus Sicherheitsgründen nachträglich nicht mehr für die E-Mail-Variante entschieden. Anders herum ist dies jedoch in den persönlichen Einstellungen möglich.

Wie füge ich eine weitere (dienstliche) E-Mail-Adresse hinzu?

1. Gehen Sie dafür über das Zahnrad in die persönlichen Einstellungen
2. Klicken Sie auf die Kachel „Benutzerkonto“.
3. Geben Sie bei „Weitere E-Mailadresse“ Ihre dienstliche E-Mailadresse an und bestätigen Sie diese ein zweites Mal darunter.

• Beide Male muss die Mailadresse manuell eingegeben werden und darf nicht per automatische Eingabe durch den Browser in das Feld gefüllt werden. Das würde zu einem Fehler führen, weil sich automatisch die oberen Felder, also die E-Mail-Adresse, die Sie für die Anmeldung verwenden, befüllen würden und somit eine andere Mailadresse für die Anmeldung zu verwenden wäre.
• Der Screenshot zeigt, wie man es NICHT macht (Automatische Eingabe):
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4. Oben rechts das Passwort eingeben, das Sie auch zur Anmeldung verwendet haben.
5. Anschließend klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Es erscheint kurz oben eine grüne Erfolgsmeldung, welche relativ schnell wieder verschwindet und unterhalb der Eingabefelder erscheint der Hinweis, dass die neu hinzugefügte Mailadresse noch verifiziert werden muss.

6. Dafür begeben Sie sich in Ihr E-Mailpostfach der Mailadresse, die kürzlich hinzugefügt wurde und klicken auf den Link der vom Portal versendeten E-Mail.

Nachdem Sie auf den Link geklickt haben, ist die E-Mailadresse erfolgreich hinzugefügt worden und Sie sehen Sie unter „Weitere E-Mailadresse“.

Sie können nun einstellen, dass die dienstlichen Benachrichtigungen an die kürzlich hinzugefügte dienstliche E-Mail-Adresse gelangen soll.

Wie kann ich einstellen, welche Benachrichtigung an welche Mailadresse kommt?

1. Klicken Sie auf das Zahnrad.
2. Wählen Sie „Benachrichtigungen“.

• Hier sehen Sie, dass Ihre private E-Mailadresse standardmäßig bei jeder Fachkategorie hinterlegt ist. Lassen Sie sich nicht durch die Sie nicht betreffenden Kategorien irritieren. „Wiki“ und „Forum“ sind für Sie nicht relevant. Hierzu werden Sie keine Benachrichtigungen erhalten. Technisch sind diese leider nicht auszublenden.
• Unsere Empfehlung ist es überall (wo möglich) die dienstliche E-Mailadresse anzugeben.
• Bei der Kategorie Postfach ist das persönliche Postfach gemeint, in das Ihre Abrechnungsdokumente (wie Gehaltsabrechnungen) eingestellt werden. Hier ist Ihnen überlassen, ob Sie die Benachrichtigung darüber, dass eine neue Gehaltsabrechnung vorliegt, lieber an die private E-Mail oder an die dienstliche E-Mail-Adresse erhalten möchten.

7. Wenn Sie alles angepasst haben, klicken Sie unten rechts auf „speichern“.

Ich habe meine App zur 2-Faktor-Authentifizierung gelöscht, habe ein neues Gerät oder habe Probleme mit der App. Was kann ich tun?

Der Organisationsadministrator muss über die Kachel „Organisationsadministration“ auf die Rollen-Administration und hier beim Personalfall über die drei Punkte die „App-basierte 2FA zurücksetzen“. Dann kann der Personalfall bei der nächsten Anmeldung nochmal den QR-Code in der (neu) heruntergeladenen App scannen. Falls frühere Codes vom Serviceportal enthalten sind, sollten diese gelöscht werden.

Für was ist das Feld „Abteilung“ in den Stammdaten gedacht?

Das Abteilungsfeld sollte von den Nutzern in den Stammdaten ("Stammdatenänderungen") gepflegt werden, wenn bekannt ist, dass eine Person mit gleichem Namen beim gleichen Arbeitgeber vorhanden ist. Das Feld dient rein zur Unterscheidung. Bspw. ist es auch hilfreich, wenn ein/e Reise-Genehmiger:in dieses Feld pflegt, dass die Mitarbeitenden wissen, aus welcher Abteilung bzw. aus welchem Bereich diese/r Genehmiger:in stammt. Dieser Zusatz wird hinter dem Namen angezeigt.

Ich habe mein Konto gesperrt. Wie kann es freigeschaltet werden?

Wenn Sie Ihr Passwort fünf Mal falsch eingegeben haben, folgt eine fünfminütige Sperrung. Anschließend können Sie es nochmals versuchen. Bei nochmaliger Falscheingabe erhöhen sich die Minuten bis auf 30. Anschließend auf zwölf Stunden.

Kann ich mich als ausgeschiedene Person noch anmelden?

Ja, das können Sie.

Sollten Sie mit der privaten E-Mail registriert sein, dann müssen Sie nichts weiter tun.

Sollten Sie mit der dienstlichen E-Mail registriert sein, dann sollten Sie vor Austritt unbedingt Ihre Anmelde-E-Mailadresse in den persönlichen Einstellungen ändern. Gehen Sie dazu via Zahnrad in die persönlichen Einstellungen und auf „Benutzerkonto“. Hier können Sie die „E-Mail-Adresse Portalzugang“ ändern.