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Häufig gestellte Fragen

Registrierung

Wenden Sie sich hierzu an Ihren Ansprechpartner für das Serviceportal bei Ihrem zuständigen Arbeitgeber/Dienstherren (in der Regel die Personalabteilung). Dort kann der Versand über die ppa erneut in Auftrag gegeben werden.

Den Vor- und Nachnamen bitte so angeben, wie im Registrierungsbrief adressiert. In Einzelfällen kann es vorkommen, dass Namensvorsätze und/oder -zusätze im Feld „Nachname“ zu erfassen sind. In Punkt 3 des Registrierungsbriefes ist angegeben, wie der Nachname zu erfassen ist.

Im Falle eines Austritts kann so gewährleistet werden, dass Sie weiterhin Zugriff auf das ppa-Serviceportal erhalten. Sollten Sie dienstliche Belange nicht an Ihre private Mailadresse erhalten wollen, dann können Sie in den persönlichen Einstellungen (Zahnrad) unter „Benutzerkonto“ eine weitere (dienstliche) E-Mail-Adresse angeben. Diese kann dann wiederum in den Benachrichtigungseinstellungen verwaltet werden.

Der Registrierungsschlüssel besteht aus sechzehn Nummern und Kleinbuchstaben. Häufig kommt es vor, dass User eine Null mit dem Buchstaben „O“ verwechseln oder aber auch die Zahl 1 mit einem kleinen „L“.

Wenden Sie sich hierzu an Ihren Ansprechpartner für das Serviceportal bei Ihrem zuständigen Arbeitgeber/Dienstherren (in der Regel die Personalabteilung). Dort kann der Registrierungsschlüssel zurückgesetzt werden, sofern der Registrierungsprozess noch nicht gestartet wurde. Um zu überprüfen, ob der Registrierungsprozess bereits gestartet wurde, klicken Sie auf den Button „Anmelden“ und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort an. Sollten Sie dann auf einen der Registrierungsschritte weitergeleitet werden, können Sie die Registrierung abschließen und das Problem hat sich erübrigt.

Nein, Sie müssen nicht beide registrieren. Hier ist die Registrierung einer Personalnummer zu empfehlen und die zweite Personalnummer hinzuzufügen. Dies können Sie im Portal unter dem Zahnrad und „Referenzen verwalten“ einpflegen und speichern. Nach der Änderung, müssen Sie sich zwingend ab- und anmelden!

Ohne diesen Schritt wird die Referenz nicht gesetzt.

Entweder Sie geben im Feld „Registrierungsschlüssel“ oder im Feld „Personalnummer“ tatsächlich etwas falsch an oder aber Sie sind bereits registriert.

Prüfen Sie in einem ersten Schritt, ob der Registrierungsschlüssel fehlerfrei eingegeben wurde. Beachten Sie hierbei die Verwechslungsgefahr bestimmter Zahlen und Buchstaben. Die Zahl „0“ kann mit dem Buchstaben „O“ verwechselt werden oder aber auch die Zahl „1“ mit einem kleinen „L“.

Ist die Eingabe des Registrierungsschlüssels korrekt, haben Sie den Registrierungsprozess ggf. bereits gestartet. Um dies zu überprüfen, versuchen Sie sich bitte über den Button „Anmelden“ im Portal anzumelden und führen Sie die ausstehenden Schritte durch, bis die Registrierung vollständig abgeschlossen ist.

Entweder Sie geben im Feld „Name“, „Nachname“, „Geburtsdatum“ oder „Personalnummer“ tatsächliche etwas falsch ein oder die eingetragenen Daten weichen von den erwarteten Daten ab. Prüfen Sie daher erneut Ihre Eingaben und achten Sie darauf, kein Leerzeichen am Ende der Eingabe einzufügen. Taucht die Fehlermeldung weiterhin auf, gibt es ggf. Abweichungen in der Schreibweise. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber/Dienstherren.

Dies kann unterschiedliche Gründe haben.

  • Melden Sie sich nochmal an. Dort haben Sie die Möglichkeit die E-Mail erneut versenden zu lassen.
  • Prüfen Sie Ihren Spamordner.
  • Möglicherweise handelt es sich um einen Tippfehler in Ihrer E-Mail-Adresse. Wenden Sie sich hierzu an den zuständigen Ansprechpartner für das Serviceportal bei Ihrem Arbeitgeber/Dienstherren (in der Regel die Personalabteilung). Diese setzen sich mit der ppa in Verbindung, um das Problem zu lösen.

Bitte wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung. Halten Sie bitte die falsch angegebene Mailadresse und die richtige Mailadresse bereit. Diese benötigt die Personalabteilung, um Ihr Anliegen mit der ppa zu besprechen.

Anmeldung

Dies kann unterschiedliche Gründen haben.

  • Sie haben den Registrierungsprozess noch nicht vollständig abgeschlossen. Dies kann z.B. eine fehlende Verifizierung der E-Mail-Adresse, die Festlegung und Einrichtung der 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) oder die Zustimmung der Nutzungsvereinbarung sein. Melden Sie sich im Portal über den Button „Anmelden“ an und führen Sie die restlichen Schritte für die Registrierung fort.
  • Sie sind vollständig registriert und nur der letzte Schritt einer erstmaligen Anmeldung fehlt Ihnen. Melden Sie sich einmal erneut im Portal an.

  • Überprüfen Sie Ihren Spamordner.
  • Steht unterhalb der One-Time-Code-Eingabemaske der Hinweis, dass der Code an die Authenticator-App gesendet wurde, haben Sie sich für die appbasierte 2-Faktor-Authentifizierung entschieden.

Der Code wird Ihnen daher in der von Ihnen gewählten App angezeigt. Eine detaillierte Anleitung zu den unterschiedlichen Möglichkeiten der 2-Faktor-Authentifizierung finden Sie hier.

Der Organisationsadministrator muss über die Kachel „Organisationsadministration“ auf die Kachel „Benutzerverwaltung“und hier beim Personalfall über die drei Punkte die „App-basierte 2FA zurücksetzen“. Dann kann der Personalfall bei der nächsten Anmeldung nochmal den QR-Code in der (neu) heruntergeladenen App scannen. Falls frühere Codes vom Serviceportal enthalten sind, sollten diese gelöscht werden.

  • Beim Benutzernamen handelt es sich um Ihre E-Mail-Adresse. Prüfen Sie erneut Ihre eingegebenen Daten auf Richtigkeit.
  • Löschen Sie gespeicherte Passwörter für die Portalseite
  • Gehen Sie nicht über den Anmeldebutton in den Google-Suchergebnissen, sondern rufen Sie die Seite direkt im Browser auf: https://portal.ppa-duew.de/

Sollte weiterhin keine Anmeldung möglich sein, können Sie das Passwort über „Passwort vergessen“ zurücksetzen. Beachten Sie die Sperrung des Accounts bei zu häufiger Falscheingabe der Anmeldedaten. Nach 5 Fehlversuchen wird der Account für 5 Minuten gesperrt. Nach einer weiteren Falscheingabe erhöht sich dies auf 30 Minuten und danach auf 12 Stunden.

Gehen Sie auf die Seite des Serviceportals und klicken Sie auf den Button „Anmelden“. Unterhalb des Feldes der Passworteingabe können Sie auf „Passwort vergessen“ klicken.

Tragen Sie dort die im Portal hinterlegte E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten dann eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts.

Dies kann unterschiedliche Gründe haben.

  • Prüfen Sie in einem ersten Schritt, ob Sie auf der richtigen Portalseite sind, unter https://portal.ppa-duew.de/. Rufen Sie die Anmeldeseite nicht über die Google-Suchergebnisse auf.
  • Sie haben keine E-Mail erhalten?
    • Prüfen Sie ggf. Ihren Spamordner.
    • Möglicherweise haben Sie sich mit einer anderen E-Mail-Adresse registriert, als die beim Zurücksetzen angegebene E-Mail-Adresse.

Können alle oben aufgeführten Punkte ausgeschlossen werden, wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber/Dienstherren (in der Regel an die Personalabteilung). Diese setzen sich mit der ppa in Verbindung, um das Problem zu lösen.

Sie können sich selbst entsperren.

Wenn Sie Ihr Passwort fünf Mal falsch eingegeben haben, folgt eine fünfminütige Sperrung. Anschließend können Sie es nochmals versuchen. Bei nochmaliger Falscheingabe erhöhen sich die Minuten bis auf 30. Anschließend auf zwölf Stunden.

Einstellungen

Nein, das ist nicht möglich. Wenn Sie sich bei der Registrierung einmalig für die Variante per App entschieden haben, können Sie sich aus Sicherheitsgründen nachträglich nicht mehr für die E-Mail-Variante entschieden. Anders herum ist dies jedoch in den persönlichen Einstellungen möglich.

Gehen Sie dafür über das Zahnrad in die persönlichen Einstellungen

  1. Klicken Sie auf die Kachel „Benutzerkonto“.

  2. Geben Sie bei „Weitere E-Mailadresse“ Ihre dienstliche E-Mailadresse an und bestätigen Sie diese ein zweites Mal darunter.

  • Beide Male muss die Mailadresse manuell eingegeben werden und darf nicht per automatische Eingabe durch den Browser in das Feld gefüllt werden. Das würde zu einem Fehler führen, weil sich automatisch die oberen Felder, also die E-Mail-Adresse, die Sie für die Anmeldung verwenden, befüllen würden und somit eine andere Mailadresse für die Anmeldung zu verwenden wäre.
  • Der Screenshot zeigt, wie man es NICHT macht (Automatische Eingabe):

 

  1. Oben rechts das Passwort eingeben, das Sie auch zur Anmeldung verwendet haben.

  2. Anschließend klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Es erscheint kurz oben eine grüne Erfolgsmeldung, welche relativ schnell wieder verschwindet und unterhalb der Eingabefelder erscheint der Hinweis, dass die neu hinzugefügte Mailadresse noch verifiziert werden muss.

  1. Dafür begeben Sie sich in Ihr E-Mailpostfach der Mailadresse, die kürzlich hinzugefügt wurde und klicken auf den Link der vom Portal versendeten E-Mail.

Nachdem Sie auf den Link geklickt haben, ist die E-Mailadresse erfolgreich hinzugefügt worden und Sie sehen Sie unter „Weitere E-Mailadresse“.

Sie können nun einstellen, dass die dienstlichen Benachrichtigungen an die kürzlich hinzugefügte dienstliche E-Mail-Adresse gelangen soll.

Klicken Sie auf das Zahnrad.

  1. Wählen Sie „Benachrichtigungen“.

  • Hier sehen Sie, dass Ihre private E-Mailadresse standardmäßig bei jeder Fachkategorie hinterlegt ist. Lassen Sie sich nicht durch die Sie nicht betreffenden Kategorien irritieren. „Wiki“ und „Forum“ sind für Sie nicht relevant. Hierzu werden Sie keine Benachrichtigungen erhalten. Technisch sind diese leider nicht auszublenden.
  • Unsere Empfehlung ist es überall (wo möglich) die dienstliche E-Mailadresse anzugeben.
  • Bei der Kategorie Postfach ist das persönliche Postfach gemeint, in das Ihre Abrechnungsdokumente (wie Gehaltsabrechnungen) eingestellt werden. Hier ist Ihnen überlassen, ob Sie die Benachrichtigung darüber, dass eine neue Gehaltsabrechnung vorliegt, lieber an die private E-Mail oder an die dienstliche E-Mail-Adresse erhalten möchten.

  1. Wenn Sie alles angepasst haben, klicken Sie unten rechts auf „speichern“.

Das Abteilungsfeld sollte von den Nutzern in den Stammdaten ("Stammdatenänderungen") gepflegt werden, wenn bekannt ist, dass eine Person mit gleichem Namen beim gleichen Arbeitgeber vorhanden ist. Das Feld dient rein zur Unterscheidung. Bspw. ist es auch hilfreich, wenn ein/e Reise-Genehmiger:in dieses Feld pflegt, dass die Mitarbeitenden wissen, aus welcher Abteilung bzw. aus welchem Bereich diese/r Genehmiger:in stammt. Dieser Zusatz wird hinter dem Namen angezeigt.

Gehaltsabrechnung

Wir haben in der Entgeltabrechnung unterschiedliche Abrechnungstermine:

Termin 1: Auszahlung des Entgelts zum Ersten des Monats

Termin 2: Auszahlung des Entgelts Mitte des Monats

Termin 3: Auszahlung des Entgelts zum Letzten des Monats

Je nachdem, zu welchem Abrechnungstermin Sie Ihr Entgelt erhalten, werden die Abrechnungsdokumente zu unterschiedlichen Zeitpunkten in Ihrem Portal-Postfach zur Verfügung gestellt. Haben Sie die Registrierung bspw. erst nach Ihrem zutreffenden Abrechnungstermin vollständig abgeschlossen, stehen Ihnen erst ab dem Folgemonat die Abrechnungsdokumente zur Verfügung. Rückwirkend werden keine Dokumente ins Portal hochgeladen.

Austritt

Ja, das können Sie.

Sollten Sie mit der privaten E-Mail registriert sein, dann müssen Sie nichts weiter tun.

Sollten Sie mit der dienstlichen E-Mail registriert sein, dann sollten Sie vor Austritt unbedingt Ihre Anmelde-E-Mail-Adresse in den persönlichen Einstellungen ändern. Gehen Sie dazu via Zahnrad in die persönlichen Einstellungen und auf „Benutzerkonto“. Hier können Sie die „E-Mail-Adresse Portalzugang“ ändern.